Proyectos, flujos de trabajo y automatizaciones, todo en un mismo lugar
Organiza los documentos en proyectos, guíalos a través de un flujo de trabajo visual que refleje tu proceso y deja que las automatizaciones se encarguen del trabajo repetitivo, desde la subida hasta la aprobación final.
Todo lo que tu equipo necesita para gestionar los procesos de aprobación
Todo organizado en proyectos
Cada proyecto agrupa tus documentos en un tablero kanban con fichas que se pueden arrastrar. Sube los archivos directamente a un proyecto, establece fechas de entrega y realiza un seguimiento del progreso de principio a fin.
- Tablero Kanban con una tarjeta por documento
- Miniatura del proyecto capturada automáticamente
- Pestaña «Solicitudes» para recopilar archivos de clientes a través de un enlace público
Un flujo de trabajo visual que se adapta a tu proceso
Define las etapas por las que pasan los documentos, desde «Creado» hasta «Revisión». Personaliza las columnas, los colores y los miembros, con fechas de vencimiento y acuerdos de nivel de servicio (SLA) por columna, así como un panel que muestra los casos que llevan retraso.
- Columnas personalizables con colores y elementos
- Fechas límite de los proyectos y SLA por columna, con insignias de «En riesgo» y «Vencido»
- Vistas de tablero y de lista, con recuento de días naturales o laborables
Reglas del tipo «si esto, entonces aquello»
Crea automatizaciones visuales que activen acciones de forma automática: cuando se suba un documento, cuando se apruebe o rechace una prueba, o cuando una tarjeta cambie de columna. Utiliza variables dinámicas en los mensajes.
- Desencadenantes: subida de archivos, prueba aprobada, prueba rechazada, cambio de columna
- Acciones: mover columna, notificar, crear prueba, enviar por correo electrónico el PDF de la orden de trabajo
- Ámbito de aplicación: un único proyecto o toda la organización
Menos trabajo manual, más control
Menos trabajo repetitivo
Las automatizaciones se encargan de las tareas repetitivas, para que tu equipo pueda centrarse en lo que realmente requiere atención.
Visibilidad total
Consulta de un vistazo qué tareas están atrasadas, en riesgo o al día en todos los proyectos y columnas.
Un proceso estandarizado
Todo el mundo sigue el mismo proceso, con etapas, responsables y plazos claros de principio a fin.
Preguntas frecuentes
Todo lo que necesitas saber sobre proyectos, flujos de trabajo y automatizaciones.
- ¿Puedo personalizar las columnas del flujo de trabajo?
- Sí. Puedes añadir, renombrar, reordenar y configurar los colores, los miembros y el SLA de cada columna en «Configuración» → «Flujo de trabajo».
- ¿Se aplican las automatizaciones a toda la organización?
- Tú decides: cada automatización puede aplicarse a un único proyecto o a toda la organización.
- ¿Cómo puedo añadir documentos a un proyecto?
- Sube el documento directamente al proyecto o arrastra un documento ya existente al proyecto.
- ¿Puedo hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento y del SLA?
- Sí. Establece una fecha de vencimiento para cada proyecto y un acuerdo de nivel de servicio (SLA) para cada columna; el tablero muestra iconos de «En riesgo» y «Vencido», así como un panel de antigüedad que destaca lo que requiere atención.
